Traditions-Mittelstand trifft KI: Wie Kern & Sohn über 3 Stunden Schreibarbeit pro Reisetag spart
Deutschlands ältester Waagenhersteller zeigt, wie KI im klassischen Außendienst funktioniert: Statt nach Feierabend stundenlang Besuchsberichte abzutippen, senkt das Team um Prozessmanagerin Lisa Haiß den Dokumentationsaufwand pro Termin von 60 auf unter 10 Minuten. Vollkommen DSGVO-konform und mit 100 % Fokus auf den Kunden.
Traditions-Mittelstand trifft KI: Wie Kern & Sohn über 3 Stunden Schreibarbeit pro Reisetag spart
Die Ergebnisse auf einen Blick:
- 80 % Zeitersparnis pro Besuchsbericht: Der Nachbereitungsaufwand pro Kundentermin sank von 45 bis 60 Minuten auf maximal 5 bis 10 Minuten.
- Über 3 Stunden gewonnene Zeit pro Reisetag: Bei durchschnittlich fünf Vor-Ort-Terminen entfällt das stundenlange Abtippen von Berichten nach Feierabend im Hotelzimmer.
- Volle Aufmerksamkeit für den Kunden: Außendienstler müssen im Beratungsgespräch nicht mehr hektisch mitschreiben, sondern konzentrieren sich voll auf Beziehung und Bedarf.
- Einheitlicher Standard für Führungskräfte: Teamleiter erhalten strukturierte, sofort vergleichbare Berichte statt unübersichtlicher Freitext-Romane.
- Hohe Nutzerakzeptanz durch Einbindung: Eine heterogene, internationale Pilotgruppe baute die typische Skepsis gegenüber KI im Mittelstand Schritt für Schritt ab.
- DSGVO-Sicherheit für die Geschäftsführung: Ein geschlossenes System ohne Datentraining für Dritte und Serverstandorte in der EU machten die Freigabe einfach.
Die Ausgangslage: Wenn Bürokratie die Kundenbindung bremst
Die KERN & SOHN GmbH aus Balingen blickt auf über 180 Jahre Unternehmensgeschichte zurück. Als traditionsreicher Hersteller von Präzisionswaagen, Messgeräten und optischen Instrumenten beliefert das Unternehmen Labore, Industrie- und Medizinkunden weltweit. Das Rückgrat des Vertriebs bildet der klassische Außendienst: Area Sales Manager reisen im In- und Ausland direkt zu Kunden, beraten vor Ort und begleiten komplexe Projekte.
Doch der damit verbundene bürokratische Aufwand stieß im Tagesgeschäft an seine Grenzen:
„Ehrlich gesagt war der Schreibaufwand enorm: Typisch deutsch halt. Bei Terminen vor Ort kannst du während des Gesprächs nur Stichworte notieren, weil du deinem Gegenüber die volle Aufmerksamkeit schenken willst. Nach dem Termin musste daraus aber ein ausführlicher Bericht entstehen. Das hat oft eine Dreiviertelstunde bis Stunde pro Termin gedauert. Wenn unsere Außendienstler fünf Termine am Tag hatten, saßen sie abends im Hotelzimmer und waren bis zu fünf Stunden nur mit Berichte-Schreiben beschäftigt. Die effektive Zeit für den Kunden blieb auf der Strecke.“ Lisa Haiß, Prozessmanagerin Vertrieb & Marketing bei Kern & Sohn
Die zentralen operativen Reibungsverluste:
- Geteilte Aufmerksamkeit vor Ort: Außendienstler standen im permanenten Spagat, aufmerksam zu beraten und gleichzeitig wesentliche Details handschriftlich zu sichern.
- Verlorene Feierabende auf Reisen: Nach fünf anstrengenden Kundenterminen bedeutete die Ausarbeitung der Berichte bis zu fünf Stunden Schreibarbeit am Laptop im Hotelzimmer.
- Mangelnde Vergleichbarkeit: Jeder Außendienstler pflegte einen eigenen Dokumentationsstil. Teamleiter mussten seitenlange Berichte mühsam durchforsten, um die relevanten Vertriebschancen und Handlungsschritte herauszufiltern.
- Skepsis gegenüber US-Tools: Für die Geschäftsführung stand fest: Typische US-Tools kamen aus Datenschutzgründen nicht infrage. Kundendaten und Gesprächsinhalte durften unter keinen Umständen nach außen abfließen.
Der Weg zur Lösung: Akzeptanz entsteht beim Nutzer, nicht am Schreibtisch
Den Anstoß gab ein Vortrag von Kickscale-CEO Gerald Zankl auf dem Sales Summit in Hamburg. Lisa Haiß erkannte sofort das Potenzial für Kern & Sohn, ging die Einführung im Mittelstand jedoch überlegt und methodisch an.
Um Vorbehalte und die im Mittelstand verständliche Vorsicht vor neuen Technologien frühzeitig aufzulösen, setzte sie auf ein klares Best-Practice-Vorgehen:
- Rechtzeitige Rückendeckung der Leitung: Vor der Tool-Recherche holte sich Lisa Haiß das grundsätzliche Signal der Vertriebsleitung, untermauert mit einer klaren Vorab-Kalkulation von Zeit- und Kostenpotenzialen.
- Eine echte, heterogene Pilotgruppe: Statt das Tool allein am Schreibtisch zu testen, wurden fünf bis sieben Area Sales Manager von Tag eins an eingebunden mit unterschiedlichen Reiserhythmen und Muttersprachen (unter anderem Deutsch, Polnisch und Französisch).
- Praxistest unter Realbedingungen: Die Außendienstler testeten Kickscale direkt auf ihren Reiserouten im In- und Ausland. Das Feedback floss oft noch am selben Abend aus dem Hotelzimmer zurück.
- Schritt-für-Schritt statt Überforderung: Statt von heute auf morgen Prozesse umzuschmeißen, gab Kern & Sohn dem Team bewusst Zeit, sich mit der Technologie vertraut zu machen und einen eigenen Arbeitsstil damit zu entwickeln.
„Im Mittelstand herrscht bei KI oft erst mal ein kleiner Funke Angst oder Skepsis mit. Deshalb war mir extrem wichtig: Die Akzeptanz kommt von denen, die täglich damit arbeiten, nicht vom Kopf allein. Wenn der Nutzer merkt, dass das Tool ihm das Leben leichter macht, entsteht echte Begeisterung.“ Lisa Haiß, Prozessmanagerin Vertrieb & Marketing bei Kern & Sohn
Wie Kern & Sohn Kickscale heute im Außendienst einsetzt
Heute ist Kickscale der feste digitale Assistent der Area Sales Manager bei Kern & Sohn, sowohl bei Vor-Ort-Terminen beim Kunden als auch in Online-Gesprächen:
- Diskrete Erfassung: Gespräche werden vor Ort oder in Video-Meetings aufgezeichnet und präzise transkribiert. Selbst bei technischen Fachbegriffen rund um Messtechnik sowie bei internationalen Akzenten.
- Maßgeschneiderte Prompts in Firmen-Sprache: Kern & Sohn nutzt frei definierte Prompts. Kickscale zieht nach dem Gespräch exakt die Kerninformationen heraus, die für das Unternehmen zählen: Projektziele, konkrete Spezifikationen, Kunden-Feedback, Wettbewerbslage und die nächsten Handlungsschritte.
- Abschluss in wenigen Minuten: Der Außendienstler prüft den strukturierten Berichtsentwurf auf dem Laptop oder Smartphone, nimmt in fünf bis zehn Minuten letzte Ergänzungen vor und überträgt die fertigen Daten direkt in die bestehenden Unternehmenssysteme.
- Einheitlicher Standard: Alle 30 angebundenen Vertriebsmitarbeiter liefern Berichte nach derselben übersichtlichen Struktur ab.
Auswirkungen und Ergebnisse
Bis zu 40 Minuten weniger Schreibarbeit pro Kundentermin
Die Ausarbeitung eines Besuchsberichts schrumpfte von vormals 45 bis 60 Minuten auf maximal 5 bis 10 Minuten. Bei einem typischen Reisetag mit fünf Kundenterminen spart jeder Außendienstler über drei Stunden reine Dokumentationszeit. Die Abende im Hotelzimmer gehören wieder der Erholung statt endloser Tipparbeit.
Mehr Zeit für echte Kundenbindung
Ohne den Druck, im Gespräch jedes Detail mitschreiben zu müssen, sind die Außendienstler voll bei ihrem Gegenüber. Das sorgt für spürbar mehr Präsenz, bessere Bedarfsanalysen und eine stärkere persönliche Bindung zum Kunden.
Volle Transparenz für Teamleiter
Führungskräfte müssen sich nicht mehr durch individuelle Freitext-Berichte quälen. Durch den einheitlichen Aufbau erfassen Teamleiter auf einen Blick, wo Unterstützung gebraucht wird, welche Angebote anstehen und wie sich Kundenprojekte entwickeln.
Vorreiter für den modernen Mittelstand
Kern & Sohn zeigt, wie ein Traditionsunternehmen moderne Technologie wirksam integriert. Durch den Fokus auf Nutzerakzeptanz, klare Prozesse und einen verlässlichen Datenschutz wurde KI vom theoretischen Trend zum unverzichtbaren Werkzeug für 30 Vertriebsmitarbeiter.
Warum sich Kern & Sohn für Kickscale entschieden hat
- DSGVO & geschlossenes System: Das Hosting im europäischen Rechtsraum und die Garantie, dass sensible Kundendaten nicht nach außen gelangen oder für KI-Modelle genutzt werden, überzeugten Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragte.
- Freiheit bei Prompts und Formaten: Keine starren Vorlagen, sondern die Möglichkeit, firmeneigene Begrifflichkeiten und beliebig viele Gesprächsformate individuell abzubilden.
- Partnerschaftliche Betreuung: Unkomplizierte Unterstützung, flexible Testphasen-Verlängerungen während intensiver Reisewochen und ein greifbarer, deutschsprachiger Support auf Augenhöhe machten für Kern & Sohn den entscheidenden Unterschied.
Genutzte Kickscale-Funktionen
- AI Notetaker & Transkription: Automatische Aufzeichnung und präzise Transkription von Vor-Ort-Besuchen und Online-Meetings.
- Custom Prompts: Maßgeschneiderte Prompts zur strukturierten Extraktion vertriebsrelevanter Informationen für den Außendienst-Besuchsbericht.
- Mehrsprachige Spracherkennung: Zuverlässige Erfassung verschiedener Sprachen und Akzente im internationalen Vertriebsnetz.
- Team- & Meeting-Typen: Individuelle Konfigurationen für unterschiedliche Vertriebsbereiche ohne Begrenzung.
„Das Handling von Kickscale ist einfach super. Man macht sich das Leben schlichtweg einfacher. Unsere Außendienstler sind so happy, dass sie nicht mehr nebenher mitschreiben müssen, sondern sich voll und ganz auf den Kunden konzentrieren können. Das komplette Paket stimmt einfach.“ Lisa Haiß, Prozessmanagerin Vertrieb & Marketing bei Kern & Sohn
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