"Wir können nicht 5x mit Excel-Tabellen wachsen": Wie Octonomy nach €20M Investment das Forecasting mit Kickscale verbessert

Unternehmen: Octonomy

Branche: Enterprise KI-Plattform

Teamgröße: 30+ Go-to-Market Mitarbeiter

Herausforderung: Skalierung mit 5x Wachstumsziel bei gleichzeitiger Forecast-Genauigkeit, Reduzierung administrativer Aufgaben für Sales Reps und Steigerung der Datenqualität

Lösung: Kickscales KI-gestützte Revenue Intelligence Plattform

Die Herausforderung: Schnelles Wachstum ohne die richtige Infrastruktur

Als Frank Piotraschke im Januar als CRO zu Octonomy kam, übernahm er eine ambitionierte Herausforderung: den Umsatz innerhalb eines Jahres um das Fünffache zu steigern und gleichzeitig die Go-to-Market-Organisation von Grund auf aufzubauen.

"Wir operieren quasi unter dem Duktus, dass jetzt hier jedes Quartal, was wir quasi haben, das wichtigste Quartal der Firmengeschichte ist", erklärt Frank.

Aber Octonomy stand vor kritischen operativen Lücken:

Kein Single Point of Truth

Das Team jonglierte mit mehreren unverbundenen Systemen:

• HubSpot als CRM
• Attention für Call Recording
• Excel-Tabellen für Forecasting
• Keine einheitliche Sicht auf Pipeline-Health oder Deal-Fortschritt

"Was mir vor allem fehlte, war ein Cockpit, also ein Single Point of Truth für alle Dinge rund um Sales", erinnert sich Frank. "Ich brauche einen Ort, wo ich Informationen über meine Deals habe, die die Leute gerade haben. Ich muss wissen, was ein Pipeline da liegt. Ich muss wissen, was sagen die selber, in welche Richtung das geht. Was sagen die Deals? Und da haben wir verschiedenste Stakeholder, die sehr, sehr unterschiedlich auf diese Daten schauen."

Forecasting im Dunkeln

Mit 10 AEs in Deutschland, 10 SDRs und der Expansion in den US-Markt brauchte Frank zuverlässiges Forecasting auf mehreren Ebenen wie individueller Seller, Team und unternehmensweit.

DSGVO-Compliance-Bedenken

Im deutschen B2B-Markt zu operieren, besonders beim Verkauf an mittelständische Unternehmen mit Fokus auf Datenschutz, bedeutete, dass Standard-US-Tools nicht akzeptabel waren.

"Wir sind natürlich auch ein deutsches Unternehmen. Wir sind an der Stelle auch natürlich im KI-Bereich im Mittelstand unterwegs, wo wir sehr, sehr genau sein müssen, was GDPR angeht, wo wir auch oft eher emotionale Debatten um den Datenschutz in Deutschland und Österreich führen. Und wenn du dann Amerikanische Tools dort einsetzt, ist es immer eher so ein bisschen schwierig."

Warum Kickscale: Geschwindigkeit, Flexibilität und europäische DNA

Frank evaluierte mehrere Alternativen, darunter die Fortsetzung mit Attention, Migration zu Salesforce für Clari oder die Implementierung von Gong. Kickscale gewann aus drei entscheidenden Gründen:

1. Für HubSpot gebaut

"Ihr habt euch sehr smart dort positioniert. Wenn du Salesforce hast, kannst du einen riesigen Implementierungsbaukasten angucken, was es alles gibt dafür. Aber HubSpot gibt es relativ wenig. Da habt ihr euch, glaube ich, sehr smart dort positioniert."

2. Bereit, gemeinsam zu wachsen

"Wir brauchen natürlich jetzt gerade einen Partner, der zum einen realisiert, wir sind gerade noch ein sehr kleines Unternehmen. Wir sind maximal in der Wachstumsphase. Wir sind ein bisschen ein spezieller Vogel. Wir haben riesige Anforderungen. Aber ihr wart in der Lage, uns zu verstehen. Ihr wart auch in der Lage, uns zu begleiten und auch uns an der Stelle Funktionalitäten zu bieten und die auch schnell zu entwickeln, die für uns total essentiell sind, wie zum Beispiel das Forecasting-Thema."

3. European-First Ansatz

"Ich kenne oft sozusagen, wie es sich anfühlt, wenn man als kleines Unternehmen aus Europa mit einem großen, sehr, sehr gut gefundeten, sehr, sehr professionellen amerikanischen Unternehmen sich messen muss. Da muss man nicht immer den Kürzeren ziehen. Aber was ihr mit an den Tisch bringt, ist Schnelligkeit, ist Verständnis von Kunden, ist lokale Expertise und Dynamik."

Die Entscheidung kam auf Vertrauen und Partnerschaft an: "Wer ist bereit, sich ein bisschen auf uns einzustellen? Ihr wart in der Lage, uns zu verstehen und uns an der Stelle zu begleiten. Und dafür haben wir uns dann halt entschieden."

Die Implementierung: Stakeholder-Alignment

Frank traf die Entscheidung nicht allein. Kickscale musste mehrere Stakeholder überzeugen:

Das Sales Team (AEs)

• Bedarf: Schnelles, einfaches Forecasting, das sie nicht verlangsamt
• Ergebnis: Integriertes Forecasting direkt im Workflow

Das SDR Team (Marketing)

• Bedarf: Pipeline-Analytics und Lead-Attribution
• Ergebnis: Volle Transparenz vom Marketing-Lead bis zum Closed Deal

Product Team

• Bedarf: Verstehen, wie Produkte in Demos wahrgenommen werden
• Ergebnis: KI-gestützte Insights aus Call Recordings zeigen, welche Features resonieren

Revenue Operations

• Bedarf: System, das mit HubSpot integriert ohne Salesforce-Migration
• Ergebnis: Einzelne Plattform, die alle Revenue-Daten verbindet

"Die finale Entscheidung habe ich dann getroffen. Ich hätte sie aber nicht getroffen, wenn ich Moritz aus der Rev-Ops-Sicht, also unsere Revenue Operations sagt, okay, das funktioniert, das kriegen wir so eingebaut. Die AEs, die da sagt, das ist das, was wir brauchen, das ist das, was mir hilft. Also, dass wir irgendwo überall so einen grünen Haken da bekommen haben, damit ich sagen konnte, alles klar, dann Kickscale, dann kaufen wir das jetzt ein."

Die Ergebnisse: Klarheit, Geschwindigkeit und Verantwortlichkeit

Single Point of Truth erreicht

"Ich würde euch beschreiben als einen mutigen Tool-Anbieter, der verstanden hat, dass Revenue Operations etwas braucht, was nicht drei, vier, fünf Tools nebeneinander haben kann, sondern was im besten Fall einen Single Point of Truth oberhalb des CRM-Systems braucht.”

Forecasting das funktioniert

Kickscale ermöglichte Multi-Level-Forecasting:

• Individueller Seller-Level
• Team-Level
• Pipeline-Forecasting (Leading Indicators)
• Revenue-Forecasting (Lagging Indicators)

"Wir sind sozusagen unterwegs mit Forecasting auf einem individuellen Seller-Level, auf einem Team-Level. Wir prognostizieren grundsätzlich Pipeline, weil Pipeline ist sozusagen der beste Leading Indicator, den du hast, um vorherzusagen, ob du dein Target treffen kannst oder nicht."

KI-gestützte Discovery Insights

Mit Custom Prompts kann Franks Team sofort sehen, ob Seller der Proactive Selling Methodologie folgen:

"Wir vor allem durch sehr, sehr gut formulierte Prompts, die vor allem bei uns der Markt, der unsere Sales wieder reingibt, sehr, sehr schnell sehen können, ob das, was wir an Struktur für Deals vorgeben, also wir folgen dem Proactive Setting, ob das dann aus so funktioniert oder nicht. Und da hilft uns natürlich die KI. Und die Prompts, die wir da sozusagen dann auch standardisiert für jeden Deal hinterlegen können. Das ist natürlich total wichtig."

Team-Adoption

Trotz anfänglichem Widerstand kam das Team an Bord:

"Ihr seid da sehr schnell draufgegangen, habt da sehr viel Hilfe angeboten und von daher haben wir auch die Crew relativ gut vom Eis gekriegt."

Für wen ist Kickscale geeignet?

Basierend auf Octonomys Profil sieht Frank Kickscale am besten geeignet für:

• Unternehmen mit 200-300 Mitarbeitern
• Digitale Produkte mit schnellen Sales Motions
• Sales-Led Growth Organisationen
• Teams auf HubSpot (oder Salesforce)
• Schnell wachsende Teams mit ambitionierten Zielen
• Europäische Unternehmen mit DSGVO-Compliance-Bedarf

Über Octonomy

Octonomy ist die führende KI-Plattform für komplexes Wissen, unterstützt von erstklassigen europäischen Investoren. Das Unternehmen hilft Enterprises, KI zu nutzen, um Erkenntnisse aus ihren komplexesten Datensätzen freizusetzen. Mit Büros in Deutschland und den USA bedient Octonomy mittelständische und Enterprise-Kunden in Europa und Nordamerika.

Über Frank Piotraschke

Frank bringt über 15 Jahre Revenue-Leadership-Erfahrung in der Skalierung von B2B-SaaS-Unternehmen mit. Vor Octonomy war er 5 Jahre lang CRO bei SoSafe und skalierte von €1M ARR bis zum Unicorn-Status mit 500 Mitarbeitern. Zuvor hatte er Führungspositionen bei StaffBase inne und lernte sein Handwerk bei Optimizely, wo er mit VC-Firmen wie Andreessen Horowitz und Index Ventures zusammenarbeitete.

Seine Philosophie: "Als Sales Leader hast du zwei Rollen. Du musst forecasten und du musst rekruten. Das sind deine zwei Hauptaufgaben."

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