Mehr Abschlüsse, null Tipparbeit: Wie Clockodo 7 Stunden pro Woche für echte Kundengespräche zurückholt

Von 30 auf 10 Minuten: Wie Clockodo die Nachbereitungszeit im Kundenservice um 66 % senkte

Ergebnisse auf einen Blick

• 66 % Zeitersparnis bei der Admin: Die Nachbereitungszeit schrumpfte von vormals 30 Minuten auf maximal 10 Minuten pro Gespräch.
• 100 % Fokus auf den Kunden: Sales- und CS-Mitarbeiter müssen in Gesprächen nicht mehr hektisch mitschreiben, sondern widmen sich ganz dem Gegenüber.
• Silos erfolgreich aufgebrochen: Product Owner und UX-Designer nutzen Lizenzen, um echtes Kundenfeedback ungefiltert direkt zu analysieren.
• Neutrales, emotionsfreies Coaching: Der integrierte AI Coach liefert wertvolles Performance-Feedback, das vom Team hochgeschätzt wird.
• Lückenlose CRM-Qualität: Benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften werden durch angepasste Prompts fehlerfrei im Hintergrund befüllt.

Die Herausforderungen vor Kickscale

Vor dem Einsatz von Kickscale basierte die Arbeitsweise des Kundenservice- und Vertriebsteams bei Clockodo auf einem klassischen Inbound-Modell: Marketingaktivitäten generierten kontinuierlich neue Leads, die selbstständig Demos und Gespräche über Microsoft Teams buchten. Die Herausforderungen in den Kundengesprächen waren jedoch operativ spürbar.

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„Ehrlich gesagt war unser Vertriebsprozess vor Kickscale ein bisschen chaotisch und manuell extrem anstrengend. Jeder Mitarbeiter musste nach einem Meeting mühsam aufschreiben, was er erfahren hatte. Die Aufmerksamkeit war immer geteilt zwischen dem Kundengespräch und dem Mitschreiben.“ -Vera Keßler, Chief Customer Officer bei Clockodo

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Die wesentlichen Probleme der alten Arbeitsweise:

• Geteilte Aufmerksamkeit im Gespräch: Vertriebs- und CS-Mitarbeiter mussten während des Video-Telefonats zeitgleich zuhören, beraten und manuell Notizen machen. Wichtige Kundenaspekte gingen verloren, da der Fokus aufgeteilt war.
• Enormer administrativer Nachbereitungsaufwand: Nach jedem 30-minütigen Gespräch benötigten die Mitarbeiter noch einmal rund 30 Minuten, um die Informationen mühsam zusammenzufassen und in das CRM-System HubSpot einzupflegen. Bei rund 20 externen Gesprächen pro Woche blockierte dies wertvolle Arbeitsstunden.
• Subjektive und uneinheitliche Dokumentation: Jedes Teammitglied hielt Informationen anders fest. Es entstand eine uneinheitliche Datenqualität im CRM, die eine strukturierte Analyse von Kundenbedürfnissen oder verloren gegangenen Deals (Loss-Analysen) unmöglich machte.

Wie Clockodo Kickscale nutzt

Heute läuft der gesamte Meeting-Workflow bei Clockodo vollautomatisch ab. Sobald ein Microsoft-Teams-Termin startet, schaltet sich der Kickscale AI Notetaker hinzu:

1. Vollautomatisierte Aufzeichnung & Übersetzung: Das Gespräch wird im Hintergrund präzise aufgezeichnet und transkribiert – auch feine deutsche Dialekte werden exzellent erkannt.
2. Maßgeschneiderter HubSpot-Sync: Clockodo hat gemeinsam mit Kickscale spezifische Prompts definiert. Diese ziehen direkt nach dem Gespräch exakt die Informationen heraus, die für die benutzerdefinierten HubSpot-Felder benötigt werden (z. B. spezifische Schmerzpunkte, genutzte Vorsysteme, gewünschte Integrationen).
3. Blitzschnelle Validierung: Der Vertriebs- oder CS-Mitarbeiter öffnet nach dem Call die von Kickscale generierte Zusammenfassung sowie den Follow-up-E-Mail-Entwurf, nimmt minimale Anpassungen vor und synchronisiert die Daten mit einem Klick direkt ins CRM.
4. Telefonie-Integration: Im CS-Team wird die bisherige Telefonie-Software Placetel gezielt durch Aircall ersetzt, um auch reine Telefongespräche über das Kickscale-HubSpot-Dreieck automatisiert miterfassen zu können.
5. Entwickler- & UX-Beteiligung: Auch Product Owner und UX-Designer greifen gezielt auf den Pool aus mittlerweile über 600 Gesprächen zu, um das direkte Feedback der Nutzer ungefiltert in die Produkt-Roadmap einfließen zu lassen. Sogar Entwickler nutzen das Tool für interne Abstimmungs-Meetings.

Auswirkungen und Ergebnisse

Drastische Entlastung in der Administration

Die spürbarste Veränderung liegt in der Effizienzsteigerung der täglichen Arbeit. Wo die Mitarbeiter früher nach jedem Termin mühsam eine halbe Stunde das Besprochene aufschreiben mussten, reichen heute maximal 10 Minuten zur Prüfung und Synchronisation der automatisch generierten Daten. Das entspricht einer Zeitersparnis von 66 % pro Gespräch. Auf ein Inbound-Volumen von 20 Customer-Facing-Calls pro Woche hochgerechnet, gewinnt das Team dadurch knapp 7 Arbeitsstunden pro Woche zurück, die nun vollständig in die persönliche Kundenberatung investiert werden.

Voller Fokus auf das Gegenüber

Die Qualität der Gespräche hat sich grundlegend verändert. Die Mitarbeiter von Clockodo können im Call vollkommen präsent sein, Blickkontakt halten und empathisch auf die Nuancen im Kundengespräch eingehen, anstatt hektisch eine Tastatur zu bedienen.

Neutrales Coaching steigert die Sales-Performance

Der anfänglichen Skepsis gegenüber einer „Überwachung“ folgte im Sales-Team schnell Begeisterung. Das Team schätzt den AI Sales Coach als neutralen, unvoreingenommenen Sparringspartner.

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„Das Sales-Coaching bietet einen irrsinnigen Mehrwert. Die Mitarbeiter erhalten ein vollkommen neutrales Feedback von der Plattform und nicht von mir als Vorgesetzte. Das nimmt jede emotionale Komponente raus und spornt das Team extrem an, sich selbstständig zu verbessern.“ -Vera Keßler, Chief Customer Officer bei Clockodo

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Die Plattform gibt emotionsfreies Feedback zu Gesprächsanteilen, Sprechgeschwindigkeit oder dem Festlegen von konkreten Folgeterminen (Verbindlichkeit). Die Mitarbeiter analysieren ihre Scores wöchentlich eigenständig und entwickeln sich so kontinuierlich weiter.

Eine neue Brücke von Service zu Produkt

Bisher ging wertvolles Kundenfeedback aus Support-Calls oft über „stille Post“ auf dem Weg in die Entwicklung verloren. Heute nutzen die Product Owner und UX-Designer von Clockodo Kickscale as direktes Recherche-Werkzeug. Sie durchsuchen die aggregierten Analysen gezielt nach Begriffen wie „Schnittstellen-Wunsch“ oder dem Namen von Wettbewerbern, um Features präzise auf Basis der originalen Tonspur der Kunden zu entwickeln.

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„Wir haben Kickscale mittlerweile auf unsere Product Owner und das UX-Team ausgeweitet. Wenn sie ein neues Feature planen, fragen sie einfach die Plattform, welches Feedback in den Kundengesprächen dazu geäußert wurde. So haben wir einen direkten Draht zur Originalstimme des Kunden, ohne dass Informationen über drei Ecken verloren gehen.“ -Vera Keßler, Chief Customer Officer bei Clockodo

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Begeisterung, die auf die Kunden überspringt

Ein unerwarteter, aber extrem positiver Nebeneffekt: Die Kunden von Clockodo sind von der Qualität der im Nachgang zugesandten Protokolle und präzisen Zusammenfassungen so begeistert, dass sie im Vertriebsgespräch aktiv nachfragen, welches Tool Clockodo dafür einsetzt. Die Begeisterung schwappt direkt auf die Kunden über.

Warum sich Clockodo für Kickscale entschieden hat

• Hundertprozentige DSGVO-Sicherheit: Als deutscher Anbieter, der selbst stark mit Datensicherheit wirbt, war Clockodo ein Hosting in Europa und ein kompromissloser Datenschutz extrem wichtig. Kickscale erfüllt als europäisches, ISO 27001-zertifiziertes Unternehmen diese Kriterien lückenlos.
• Das überzeugende Gesamtpaket: Anders als die Standard-Aufzeichnungsfunktionen von MS Teams bietet Kickscale eine tiefgreifende Kombination aus automatisierten Notizen, direktem HubSpot-Abgleich und intelligentem Sales Coaching.
• Persönliche Partnerschaft auf Augenhöhe: Nach dem ersten Messekontakt überzeugte eine 20-minütige Live-Demo direkt auf dem Smartphone. Die unkomplizierte, agile Zusammenarbeit mit dem Kickscale-Team gab den Ausschlag gegenüber unpersönlichen US-Giganten.

Genutzte Kickscale-Funktionen

• AI Sales Notetaker: Nimmt MS-Teams-Calls automatisch im Hintergrund auf, transkribiert und fasst sie hochpräzise zusammen.
• Custom Prompting (HubSpot-Sync): Extrahiert vordefinierte Parameter aus den Gesprächen und pflegt sie nahtlos in benutzerdefinierte HubSpot-Felder ein.
• AI Sales Coach: Bewertet die Gesprächsdynamik (z. B. Redeanteile, Tempo, Verbindlichkeit) anhand objektiver Scorecards zur individuellen Weiterbildung.
• Search & Analytics: Ermöglicht es Product Ownern und UX-Designern, den gesamten Gesprächspool per Stichwortsuche nach Feature-Wünschen oder Kunden-Feedback zu durchsuchen.

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