Die beste KI Sales Notetaker Software für dein Vertriebsteam

Ein KI Sales Notetaker schreibt automatisch ein Protokoll deiner Verkaufsgespräche. Anstatt also selbst mitzuschreiben, analysiert die Software das Gespräch, entnimmt Äußerungen zu Budgets, Pain Points und den nächsten Schritten und überträgt diese direkt in dein CRM.

Wie wähle ich den besten AI Sales Notetaker aus?

Bei der Auswahl des passenden KI-Tools kommt es darauf an, dass die Software zuverlässig mitschreibt und dabei auf deine Vertriebsziele einzahlt. Da der Notetaker tief in Kundendaten eingreift, solltest du die folgenden 8 Kriterien als Entscheidungshilfe nutzen:

• Integration & CRM-Sync: Wenn du bereits mit einem CRM-System arbeitest, kann es von Vorteil sein, wenn dein Notetaker mit diesem verbunden werden kann.
• Unterstützung von Sales-Frameworks: Wichtig, wenn dein Team nach Methoden wie MEDDIC, BANT oder SPICED arbeitet und die KI diese Strukturen automatisch erkennen und ins CRM überführen soll.
• Erkennungsleistung von Sprache: Bedeutend für die Qualität der Protokolle, wenn in Gesprächen mitunter Sprachen gewechselt oder in regionalen Dialekten geführt werden sowie Fachbegriffe korrekt erkannt werden müssen.
• DSGVO & Datenschutz: Wichtig für Unternehmen in Europa. Achte auf Serverstandorte innerhalb der EU sowie einsehbare Prozesse zur Einholung der rechtssicheren Kundenzustimmung direkt im Meeting-Workflow.
• Automatisierung von Follow-ups: So kann das Tool direkt nach dem Call personalisierte E-Mail-Entwürfe und Aufgaben erstellen, was die Reaktionszeit gegenüber dem Kunden senkt.
• Deal Forecasting: Die KI erstellt genaue Forecasts auf Gesprächsdaten und agiert als Frühwarnsystem, wenn etwas nicht wie geplant läuft.
• KI-gestütztes Coaching: Du erhältst automatisch Einblicke in die Gesprächsqualität (z. B. Redeanteile, Sentiment), um dein Team weiterzuentwickeln. 
• Plattformunabhängigkeit: Wichtig, wenn dein Team zwischen verschiedenen Videokonferenz-Tools (Zoom, MS Teams, Google Meet) wechselt und eine einheitliche Datenbasis über alle Kanäle hinweg benötigt.
• Echtzeit-Extraktion von Aktionspunkten: Hilfreich, wenn Vereinbarungen und "Next Steps" während des Gesprächs sofort isoliert werden sollen, damit keine Zusage aus dem Termin im Nachgang verloren geht.

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7 beliebte KI Sales Notetaker Software

🏆 Empfehlung

1) Kickscale

Kickscale ist ein europäischer Softwareanbieter, der Revenue Intelligence und die Automatisierung von Vertriebsprozessen bietet. Die Plattform dient dazu, Kundeninteraktionen aus Video-Calls, Telefon, persönliche Gespräche (durch App) und E-Mails zu erfassen, zu analysieren und die gewonnenen Erkenntnisse direkt in bestehende CRM-Systeme zu übertragen.

• Video & Telefonanbindung: Sehr wichtig ist die Anbindung an viele Systeme. Kickscale integriert mit Video Lösungen (Teams, Google Meet, Zoom, etc.), Telefon (Aircall, etc.) und bietet eine eigene App für persönliche Treffen, etwa für Außendienst Teams oder Messebesuche.
• Automatisierte Gesprächsprotokolle: Die KI erstellt nach jedem Meeting Zusammenfassungen, arbeitet die nächsten Schritte heraus und erkennt Kundenwünsche.
• AI Briefing & Internet Research: Vor einem Termin liefert die Software eine Zusammenfassung der bisherigen Interaktionen sowie aktuelle Informationen über das Unternehmen des Kunden aus Online-Quellen.
• Intelligenter CRM-Abgleich: Erfasste Daten wie Budgetrahmen oder Zeitpläne werden sofort mit den entsprechenden Feldern in Systemen wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive synchronisiert.
• Erkennung von Sales-Methodiken: Informationen werden anhand von Frameworks wie MEDDIC, BANT oder SPICED kategorisiert und Lücken in der Qualifizierung aufgezeigt. (Anpassbar an eure Sales-Methodik)
• Dialekterkennung: Für den Einsatz im DACH-Raum bietet die Software eine hohe Genauigkeit bei der Transkription von regionalen Dialekten (z. B. Schweizerdeutsch).
• DSGVO-Konformität & EU-Hosting: Um den europäischen Datenschutzstandards zu entsprechen, erfolgt die Datenspeicherung und -verarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
• Deal-Health-Metriken: Anhand von über 1.000 Datenpunkten pro Meeting berechnet die KI die Abschlusswahrscheinlichkeit und warnt proaktiv bei erkannten Risiken im Verkaufsprozess.
• Automatisierte Follow-up-Erstellung: Basierend auf den Gesprächsinhalten generiert das System Entwürfe für Follow-up-E-Mails, die direkt an den Kunden versendet werden können.
• KI-Coaching & Best-Practices: Führungskräfte können erfolgreiche Gesprächsinhalte ihres Sales Teams identifizieren und diese über automatisierte Playbooks für das Training des gesamten Teams nutzen.
• Markt-Insights: Das System aggregiert Informationen über alle Gespräche hinweg, um Fragen zu beantworten, wie etwa die Reaktion des Marktes auf neue Preismodelle.
• Rechtssichere Einwilligungs-Workflows: Die Software bietet Lösungen dazu, die notwendige Zustimmung der Gesprächspartner zur Aufzeichnung DSGVO-konform einzuholen.

Preise von Kickscale (Stand: Februar 2026)

Der Einstieg in die Automatisierung von Vertriebsnotizen beginnt bei Kickscale bei 39 € pro Nutzer und Monat und kann kostenlos getestet werden. Der Preis für die gesamte Revenue Intelligence Plattform ist auf Anfrage erhältlich, dazu kann eine Demo gebucht werden.

Zum AI Sales Notetaker von Kickscale

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2) Gong

Gong ist ein US-amerikanischer Softwareanbieter, der eine Plattform zur Analyse von Kundeninteraktionen für Vertriebsteams bereitstellt. Das System erfasst Daten aus verschiedenen Kanälen wie Telefonaten, Videokonferenzen und E-Mails, um diese mittels künstlicher Intelligenz auszuwerten.

• Gong Forecast: Analyse-Tool für Umsatzprognosen, das Vorhersagen auf Basis der Kundeninteraktionen trifft.
• Deep Deal Health Monitoring: Die KI analysiert die „Gesundheit“ jedes Deals und warnt, wenn wichtige Ansprechpartner abwandern oder Wettbewerber im Gespräch verstärkt genannt werden.
• Gong Engage: Integrierter Workflow, der Vertriebsmitarbeitern hilft, ihre täglichen Aktivitäten basierend auf KI-Empfehlungen zu priorisieren und zu automatisieren.
• Behavioral Alignment & Coaching: Führungskräfte erhalten detaillierte Einblicke in Verhaltensmuster (z. B. das Verhältnis von Rede- zu Zuhörzeit), um das Team an den Methoden der Top-Performer auszurichten.
• Integrationen: Gong bietet Anbindungen an große Tech-Stacks, inklusive Salesforce, Microsoft Dynamics sowie globaler Telefoniesysteme.
• Datenschutz: Da Gong ein US-Unternehmen ist, liegen die primären Serverstandorte in den USA. Die Software verfügt über Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II; Unternehmen im DACH-Raum sollten im Einzelfall prüfen, ob das Setup den Anforderungen ihrer Datenschutzbeauftragten entspricht.
• Sprachunterstützung: Unterstützt viele Sprachen. Der Fokus liegt technologisch auf Englisch.
• Smart Trackers: Nutzer können Keywords oder Themen definieren, die die KI über alle Kanäle hinweg trackt, um die Einhaltung von Compliance-Vorgaben oder Messaging-Richtlinien sicherzustellen.

Preise von Gong (Stand: Februar 2026):

Die Preise für Gong werden auf der Website nicht veröffentlicht. Laut den dortigen Aussagen gelten die Lizenzpreise pro User und es gibt eine Plattformgebühr, die sich nach der Zahl der unterstützten Benutzer richtet.

3) Chorus.ai

Chorus.ai ist eine Software für Conversational Intelligence, die seit ihrer Übernahme durch ZoomInfo dort integriert ist. Die Plattform erfasst Kundeninteraktionen über Video-Calls, Telefonate sowie E-Mails und wertet diese mittels künstlicher Intelligenz aus. Durch die Verbindung mit der ZoomInfo-Datenbank zielt das System darauf ab, Gesprächsinhalte mit Unternehmens- und Kontaktinformationen anzureichern.

• Transkription und Analyse: Das System zeichnet Meetings in Echtzeit auf, erstellt Transkripte und identifiziert bedeutende Themen wie Preisdiskussionen oder Einwände.
• Engagement-Metriken: Chorus.ai misst den Redeanteil der Teilnehmer und die Häufigkeit gestellter Fragen sowie weitere Parameter, um anschließend die Interaktionsqualität zu bewerten.
• Momentum-Pipeline-Sichtbarkeit: Die Software bietet eine Übersicht über die gesamte Pipeline und analysiert die Beziehungsintensität zu verschiedenen Accounts auf Basis der Kommunikationsfrequenz.
• KI-Coaching-Bibliotheken: Führungskräfte können Sammlungen erfolgreicher Gesprächsausschnitte anlegen, um Best Practices im Team zu teilen.
• Integration in CRM-Systeme: Die Plattform ermöglicht eine bidirektionale Synchronisation mit gängigen Systemen wie Salesforce und HubSpot, wobei Gespräche automatisch den jeweiligen Accounts und Deals zugeordnet werden.
• Anreicherung durch ZoomInfo-Daten: Teilnehmerlisten in Meetings können automatisch mit verifizierten Kontaktdaten aus der ZoomInfo-Datenbank abgeglichen und ergänzt werden.
• Zusammenarbeit via Slack und Teams: Wichtige Gesprächsergebnisse oder Warnsignale können direkt in Slack oder Microsoft Teams weitergereicht werden.
• Erkennung von Wettbewerbern: Die KI identifiziert Erwähnungen von Konkurrenzunternehmen in Gesprächen und ermöglicht so eine Analyse der Wettbewerbslandschaft.
• Datenschutz: Als Teil der US-amerikanischen ZoomInfo-Gruppe werden Daten primär auf Servern in den USA verarbeitet. Unternehmen im DACH-Raum sollten daher im Rahmen ihrer Compliance-Prüfung klären, inwieweit die Software den Anforderungen ihrer internen Datenschutzvorgaben entspricht.

Preise von Chorus.ai (Stand: Februar 2026):

Chorus.ai bzw. Zoominfo veröffentlichen keine Preispläne auf der Website. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich. Eine kostenlose 7-tägige Testversion steht zur Verfügung.

4) Cogram

Cogram richtet sich an Architekturunternehmen, das Ingenieurwesen und das Bauwesen und ist darauf ausgerichtet, die Terminologie dieser Branchen zu erfassen. Im Gegensatz zu breiter aufgestellten Vertriebstools zielt Cogram darauf ab, die rechtlichen Dokumentationsanforderungen und technische Fachsprache selbstständig zu verarbeiten.

• Transkription: Die KI erkennt technisches Vokabular und Abkürzungen (z. B. BIM, RFI, HOAI) mit einer Genauigkeit, die laut Anbieter auf die Anforderungen von Ingenieuren und Architekten zugeschnitten ist.
• Protokollierung in Unternehmensvorlagen: Erstellt Besprechungsprotokolle direkt in den Layouts des Nutzers, wodurch eine manuelle Formatierung entfällt.
• KI-Agent: Ermöglicht projektübergreifende Abfragen, um beispielsweise Beschlüsse aus vergangenen Meetings zu Bauteilen oder Planungsphasen sofort abzurufen.
• Mobile Field Reports: Über eine App können Beobachtungen auf Baustellen per Sprache und Foto aufgenommen werden, die das System automatisch in Begehungsberichte umwandelt.
• Management von RFIs und Submittals: Bietet eine Integration in Baumanagement-Software wie Procore oder die Autodesk Construction Cloud, um offene Punkte direkt zu tracken.
• Privacy-first Architektur: Die Software ist so konzipiert, dass standardmäßig keine Audio- oder Videoaufzeichnungen dauerhaft gespeichert werden, sondern lediglich die daraus extrahierten strukturierten Daten.
• Wählbarer Serverstandort: Für Unternehmen im DACH-Raum bietet Cogram die Option, die Datenhaltung an einem Ort (z. B. Frankfurt am Main) festzulegen.
• DSGVO & Sicherheit: Das System ist nach SOC 2 Typ II zertifiziert und vollständig auf die Anforderungen der DSGVO ausgerichtet.
• Schnittstellen zu ERP- und Projekt-Tools: Neben Standardanwendungen wie Zoom und Teams werden auch Branchensysteme wie Deltek nativ unterstützt.

Preise von Cogram (Stand: Februar 2026):

Der Anbieter veröffentlicht keine Preispläne auf der Website. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich, dazu gibt es eine Produktdemo.

5) Fireflies.ai

Fireflies.ai positioniert sich als ein „KI-Mitarbeiter“, der darauf ausgerichtet ist, den Workflow nach einem Meeting eigenständig abzuwickeln. Die Software richtet sich vor allem an Teams, die ein hohes Volumen an Gesprächen über verschiedene Kanäle hinweg führen wollen. Dabei agiert das System als Schnittstelle, die Gesprächsinhalte erfasst und Folgeaktionen in Drittsystemen übersetzt.

• AskFred (KI Assistant): Ein Chatbot, der es Nutzern ermöglicht, Fragen zur gesamten Meeting-Historie zu stellen, um beispielsweise Kundenbedenken herauszuarbeiten.
• KI-Apps für Sales-Methodiken: Das System bietet vordefinierte Anwendungen, die Informationen nach gängigen Frameworks wie BANT, MEDDIC oder SPICED extrahieren und CRM-Felder autonom befüllen.
• Global Search & Topic Tracking: Ermöglicht die Suche nach Stichworten wie „Preisgestaltung“ oder „Wettbewerber“ über alle Team-Meetings hinweg.
• Zusammenfassungen: Nutzer können eigene Strukturen für Zusammenfassungen festlegen, die je nach Bedarf (z. B. für Sales oder Recruiting) unterschiedliche Schwerpunkte setzen.
• Automatisierung: Das Tool kann nach einem Gespräch automatisch Aktionen in über 100 verknüpften Drittsystemen auslösen.
• Sprachunterstützung: Fireflies unterstützt über 100 Sprachen und bietet ebenfalls eine Unterstützung für verschiedene deutschsprachige Dialekte.
• Datenschutz: Bietet EU-Rechenzentren und eine „Zero-Day-Retention“-Policy, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.
• Integrationen: Die Plattform lässt sich in eine Vielzahl von Tools integrieren, von gängigen CRMs wie Salesforce bis hin zu Slack und Zapier.
• Sentiment-Analyse: Die KI bewertet die Stimmung während des Gesprächs, um Verkaufsleitern Einblicke in die Kundenzufriedenheit und potenzielle Deal-Risiken zu geben.

Preise von Fireflies.ai (Stand: Februar 2026):

Angeboten werden eine kostenlose Version und drei Preispläne mit steigendem Funktionsumfang. Pro kostet 10 $, Business 19 $ und Enterprise 39 $, jeweils pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

6) Leexi

Leexi ist ein europäischer Softwareanbieter. Die Plattform ist darauf ausgerichtet, Vertriebs- und Customer-Success-Teams durch eine Automatisierung der CRM-Pflege zu entlasten. Dabei legt das Unternehmen Wert auf eine Integration in die europäische IT-Infrastruktur.

• CRM-Feldautomatisierung: Das System erkennt während des Gesprächs relevante Datenpunkte wie die Deal-Phase oder nächste Termine und trägt diese in CRM-Systeme wie HubSpot, Pipedrive oder Salesforce ein.
• Telefonie-Integration: Im Gegensatz zu reinen Videokonferenz-Tools bietet Leexi eine Anbindung an europäische VOIP-Anbieter wie Aircall, Ringover oder CloudTalk.
• KI-Consultant-Zusammenfassungen: Nutzer erhalten personalisierte Berichte, die von der KI erstellt werden, die wiederum auf die Verkaufsstrategien und Playbooks des jeweiligen Unternehmens trainiert wurde.
• Sprachunterstützung: Unterstützt mehrere Sprachen und bietet eine hohe Transkriptionsqualität für Deutsch und dessen regionale Nuancen.
• DSGVO: Die Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgt ausschließlich in Frankreich auf ISO 27001 zertifizierten Servern.
• Advanced Sales Analytics: Das Sales-Modul ermöglicht Detailanalysen der Gesprächsqualität und liefert Coaching-Ansätze für das Team.
• Zapier-Anbindung: Für eigene Workflows lässt sich die Software mit anderen Tools verknüpfen, um Prozesse über die Standardintegrationen hinaus zu automatisieren.
• Archivierung: Alle Gespräche werden unter Einhaltung europäischer Sicherheitsstandards archiviert und sind für berechtigte Teammitglieder jederzeit durchsuchbar.

Preise von Leexi (Stand: Februar 2026):

Die Software ist in vier Paketgrößen zu haben, bei denen mit steigendem Preis auch der Funktionsumfang wächst. Sie kostet 12 € für Starter, 23 € für AI-Meeting und 39 € für Business, jeweils pro Nutzer und Monat sowie bei jährlicher Zahlung. Die Preise für Einzelmonate liegen etwas höher. Der Preis für das Enterprise-Paket ist auf Anfrage erhältlich. Eine kostenlose Testversion sowie eine Produktdemo können angefragt werden.

7) MeetGeek

MeetGeek ist ein Softwareanbieter, der eine Analyse der Gesprächsqualität und die Optimierung der internen Meeting-Kultur anbietet. Die Plattform dient dazu, Besprechungen zu erfassen und in durchsuchbare Wissensobjekte zu wandeln. Ein Ziel des Systems ist es, Ineffizienzen in der Kommunikation sichtbar zu machen und Teams dabei zu unterstützen, ihre Ergebnisse durch Einblicke in den Gesprächsverlauf zu verbessern.

• Aufnahme ohne Bot: MeetGeek ermöglicht eine unaufdringliche Aufnahme über Browser-Extensions, ohne dass ein Bot dem Call beitritt.
• Asynchrone Zusammenarbeit: Nutzer können Stellen im Transkript kommentieren, um Feedback für die Kollegen zu geben.
• Meeting Insights & Analytics: Das System liefert detaillierte Daten zur Teamproduktivität, erkennt Trends über mehrere Meetings hinweg und ermöglicht ein Benchmarking der Gesprächsqualität.
• Automatisierte Action-Item-Zuweisung: Aufgaben werden im Gespräch erkannt und direkt an Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello übertragen.
• Branded Notetaker: Unternehmen haben die Möglichkeit, dem Aufnahme-Bot einen eigenen Namen und ein Logo zu geben, um die Akzeptanz bei externen Teilnehmern zu erhöhen.
• Sprachunterstützung: Die Software unterstützt über 60 Sprachen, wobei die Erkennung der deutschen Sprache laut Anbieter für den DACH-Markt optimiert ist.
• Datenschutz: MeetGeek ist nach SOC 2 zertifiziert und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Enterprise-Kunden erhalten zudem Optionen für eine private Datenspeicherung sowie benutzerdefinierte Richtlinien für die Aufbewahrung von Daten.
• Integrationen: Über native Anbindungen an Slack, HubSpot und Salesforce sowie über 7.000 Schnittstellen via Zapier lässt sich das Tool integrieren.
• Stimmungs- und Engagement-Analyse: Die KI wertet die Beteiligung und das Sentiment der Teilnehmer aus, um Rückschlüsse auf die Effektivität des Termins zuzulassen.

Preise von MeetGeek (Stand: Februar 2026):

Die Software ist in vier Paketgrößen inklusive einem kostenlosen zu haben. Mit dem steigenden Preis wächst auch der Funktionsumfang. MeetGeek kostet 9,99 $ für Pro und 17 $ für Business, jeweils pro Nutzer und Monat sowie bei jährlicher Zahlung. Die Preise für Einzelmonate liegen höher. Der Preis für das Enterprise-Paket ist auf Anfrage erhältlich. Das Paket Business kann für 14 Tage kostenlos getestet werden.

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