Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

🌍 Über Kickscale

Kickscale ist ein schnell wachsendes internationales B2B SaaS Startup mit Kunden in Deutschland, Großbritannien, den Niederlanden, Österreich, der Schweiz und Japan. Wir helfen Sales-, Customer Success- und Produkt-Teams dabei, datenbasiert erfolgreicher zu verkaufen. Unsere KI-Lösung wird von über 100 Kunden wie Lufthansa City Center, hello again, HILL International, Haufe Gruppe und karriere.at genutzt. Wir analysieren Kundengespräche und liefern Insights, die echten Impact auf Umsatz und Performance haben.

🎯 Deine Mission

Als Executive Assistant arbeitest du direkt mit dem CEO zusammen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.

Unser CEO verantwortet derzeit die Bereiche Sales, Finance & Operations sowie HR – und hat schlicht zu viele offene Baustellen, um überall gleichzeitig voranzukommen. Du übernimmst Themen eigenständig, treibst sie bis zur Fertigstellung und sorgst dafür, dass Entscheidungen nicht versanden. Du bist das Bindeglied zwischen CEO und den Teams, behältst den Überblick und stellst sicher, dass Prioritäten eingehalten werden.

Dein Ziel: Den CEO so zu entlasten, dass er sich auf die wichtigsten strategischen Entscheidungen konzentrieren kann – während du den Rest im Griff hast.

Du arbeitest eng mit Sales, Marketing, Produkt, Engineering, HR, Finance und dem gesamten Leadership Team zusammen. Diese Position bietet dir tiefen Einblick in alle Unternehmensbereiche eines wachsenden SaaS Startups – und echte Mitgestaltung von Tag 1.

🛠 Deine Aufgaben

CEO-Support & Priorisierung

• Eigenständige Übernahme und Weiterführung von Themen, die beim CEO ins Stocken geraten sind
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings und Zusammenfassungen
• Nachverfolgung offener To-dos, Projekte und Commitments – intern wie extern
• Erster Ansprechpartner für eingehende Anfragen an den CEO (E-Mail, Slack, LinkedIn)
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings: Agenden, Protokolle, Action Items

Kalender- & Kommunikationsmanagement

• Vollständiges Kalendermanagement des CEO: Terminkoordination, Priorisierung, Pufferzeiten
• Koordination von Meetings mit Prospects, Kunden, Investoren und Partnern
• Vorbereitung von Gesprächsunterlagen und Hintergrundinformationen vor jedem Termin
• Kommunikation im Namen des CEO bei internen und externen Anfragen
• Reiseplanung und Logistik für Events, Messen und Geschäftsreisen

Sales Support & Koordination

• Unterstützung bei der Vorbereitung von Proposals, Angeboten und Präsentationen
• Nachverfolgung offener Deals und nächster Schritte im CRM (HubSpot)
• Koordination von Follow-ups mit Prospects und Kunden
• Vorbereitung von Sales-Meetings und QBRs: Daten, Decks, Teilnehmerlisten
• Unterstützung bei Partnergesprächen, Pilotprojekten und strategischen Accounts

Marketing Support & Personal Brand des CEO

• Identifikation von Content-Anlässen aus dem Arbeitsalltag: Kundenstories, Produktupdates, Lessons Learned, Branchen-Insights
• Short-Form Content aus Meetings, Webinaren und Kickscale-Recordings aufbereiten (z.B. Clips, Zitate, Carousels)
• Koordination und Redaktion von Gastbeiträgen, Interviews und Podcast-Auftritte des CEO
• Unterstützung bei Content für LinkedIn, Newsletter und die Kickscale Website
• Monitoring von Reichweite, Engagement und Wachstum der Sales-Accounts

Finance & Operations

• Unterstützung bei der Aufbereitung von Reports, Budgetübersichten und KPI-Dashboards
• Koordination mit Steuerberater, Buchhaltung und externen Dienstleistern
• Nachverfolgung offener Rechnungen, Verträge und Fristen
• Pflege von operativen Prozessen und internen Dokumentationen (z.B. Notion, Google Drive)
• Vorbereitung von Board-Updates und Investor-Reportings

HR & Recruiting

• Koordination des gesamten Recruiting-Prozesses: Stellenausschreibungen, Bewerbermanagement, Terminvereinbarungen
• Erstansprache von Kandidaten auf LinkedIn und anderen Plattformen
• Aufbau und Pflege einer Talent Pipeline für relevante Positionen
• Onboarding-Koordination für neue Mitarbeiter/innen
• Unterstützung beim Aufbau der Employer Brand in Graz und Österreich
• Organisation von Team-Events, Offsites und internen Veranstaltungen

🧬 Was du mitbringst

• 1–3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Rolle – als EA, Chief of Staff, Operations Manager oder in einer Startup-Generalisten-Position
• Du bist extrem organisiert, behältst auch in chaotischen Phasen den Überblick und weißt, wie man Prioritäten setzt
• Hohes Maß an Eigenverantwortung: Du übernimmst Themen vollständig und bringst sie zum Abschluss – ohne ständige Rückfragen
• Diskrete, vertrauenswürdige Persönlichkeit – du arbeitest mit sensiblen Informationen aus allen Unternehmensbereichen
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch
• Erfahrung mit gängigen Business-Tools: HubSpot, Notion, Google Workspace, Slack
• Interesse an B2B SaaS, Sales und modernen Unternehmensstrukturen
• Hands-on Mentalität: Du magst es, Dinge in die Hand zu nehmen und wirst nicht durch Unklarheit gelähmt

🎁 Was wir bieten

• Eine der zentralsten Rollen im Unternehmen – du arbeitest direkt mit dem CEO und siehst alles
• Tiefer Einblick in Sales, Finance, HR und Operations eines wachsenden internationalen SaaS Startups
• Echter Gestaltungsspielraum: Deine Arbeit hat sofort sichtbaren Impact
• Schnelle Lernkurve durch Arbeit an sehr unterschiedlichen Themen gleichzeitig
• Modernes Büro in Graz und ein motiviertes, internationales Team
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Weiterentwicklung im Unternehmen
• Ein Umfeld, in dem Initiative belohnt wird – nicht Seniorität
• Vergütung: Bruttomonatsgehalt ab €3.200 (Vollzeitbasis). Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt wird selbstverständlich eingehalten.